Namen politike zasebnosti je seznaniti posameznike, uporabnike storitev in druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo z Varstveno delovnim centrom Ajdovščina – Vipava (v nadaljevanju: VDC) o namenih in pravnih podlagah ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih VDC zbira in obdeluje.

V VDC osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo, veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov) ter področno zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov na področju zdravstva in socialnega varstva:

• Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva (ZZPPZ),
• Zakon o pacientovih pravicah (ZPacP),
• Zakon o zdravstveni dejavnosti (ZZDej),
• Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1),
• Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (ZZVZZ),
• Zakon o duševnem zdravju (ZDZdr),
• Zakon o nalezljivih boleznih (ZNB),
• Zakon o zdravstveni inšpekciji (ZZdrI)
• Zakon o socialnem vključevanju invalidov (ZSVI)
• Zakon o socialnem varstvu (ZSVI)

Vsaka sprememba tega dokumenta se objavi na spletni strani VDC. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da je seznanjen s celotno vsebino politike zasebnosti.

Upravljavec osebnih podatkov: VDC Ajdovščina – Vipava Gradiška cesta 7, 5271 Vipava e-pošta: info@vdcajvi.si telefon: 059 200 520spletna stran: www.vdcajvi.si

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov: DATAINFO.SI, d.o.o. Tržaška cesta 85, 2000 Maribor e-pošta: dpo@datainfo.si telefon: +386 (0) 2 620 4 300spletna stran: www.datainfo.si

Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

VDC zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za izvajanje dogovora, katere uporabnik je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo dogovora;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Za namen izvajanja dejavnosti

Za namen izvajanja dejavnosti zavod obdeluje osebne podatke uporabnikov na podlagi zakonodaje. Na teh podlagah obdelujemo naslednje osebne podatke uporabnikov: ime in priimek, naslov stalnega bivališča, naslov začasnega bivališča, telefonska številka, EMŠO, davčna številka, številka TRR računa, številka zdravstvenega zavarovanja,  diagnoza, številka in ime izbranega zdravnika ter zdravnikov specialistov, terapija, zavarovalniški status ter socialna anamneza družine.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja. Podatki se hranijo za obdobje, ki ga predpisuje zakon, (in sicer nekateri samo za določeno obdobje, drugi pa trajno).

Za namen izvajanja dogovora

V primerih, ko posameznik z VDC sklene dogovor o vključitvi v institucionalno varstvo in/ali dogovor o vključitvi v storitev varstva, vodenja in zaposlitve pod posebnimi pogoji, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje storitev iz dogovora, (npr. sodelovanje v različnih programih itd). Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, VDC ne more skleniti dogovora in izvajati storitev. VDC obdeluje izključno tiste osebne podatke, ki so potrebni za sklenitev in pravilno izvajanje obveznosti iz dogovora.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je dogovor o vključitvi v institucionalno varstvo in/ali dogovor o vključitvi v storitev varstva, vodenja in zaposlitve pod posebnimi pogoji.

Rok hrambe je do izpolnitve namena dogovora oz. do 6 let po prenehanju dogovora, razen v primerih, ko pride med posameznikom in VDC do spora v zvezi z dogovorom. V takem primeru hrani zavod podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Za namen obveščanja posameznikov po elektronski pošti

VDC lahko, na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti, uporabnike storitev ter njihove svojce oz. zakonite zastopnike na elektronski naslov obvešča o svojih  storitvah, dogodkih, srečanjih in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil kot zahtevek po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov zavoda.

Pravni podlagi za obdelavo podatkov sta zakoniti interes in privolitev.

Podatki se obdelujejo do preklica prejemanja sporočil, do umika privolitve, oziroma do izpolnitve namena obdelave. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

Za namen preprečevanje zlorab

Na podlagi zakonitega interesa VDC obdeluje osebne podatke, kadar je to nujno potrebno za preprečevanje zlorab. Na podlagi zakonitega interesa osebne podatke obdelujemo po razvezi dogovora, v obdobju, ko je mogoče uveljavljati pravne zahtevke po dogovoru.

Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

Če VDC nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti, zakonitega interesa ali zaščite življenja posameznika, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

• naslov prebivališča in naslov elektronske pošte: za namene obveščanja in komunikacije;
• fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani zavoda): za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih zavoda;
• drugi podatki oz. v druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. VDC lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko VDC zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Obdelava za zaščito življenjskih interesov posameznika

VDC lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko VDC poišče osebne podatke posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo, predpisana zdravila in izdelke ali naveže stik s posameznikom oz. z njegovimi svojci, za kar VDC ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja le v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

Uporabniki osebnih podatkov, iznos podatkov in avtomatizirano sprejemanje odločitev

Med uporabnike podatkov sodijo pogodbeni obdelovalci, ki jih najamemo, da za nas opravljajo določene obdelave osebnih podatkov. Sodelujemo predvsem z: vzdrževalci infrastrukture, vzdrževalci informacijskih sistemov, ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme), ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Facebook, spletna stran). Posameznik ima pravico zahtevati informacijo o tem, katerim (zunanjim) izvajalcem oz. uporabnikom so bili njegovi osebni podatki posredovani.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo

Osebnih podatkov ne iznašamo v tretje države (države izven članic EU ter Islandije, Norveške in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v primerih uporabe družabnih omrežij, ko se podatki lahko izvažajo v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih je sprejela Evropska komisija in/ali zavezujočih poslovnih pravil potrjenih s strani EU.

Avtomatiziranega sprejemanja odločitev, kakor tudi oblikovanja profilov, ne izvajamo.

Piškotki

Spletna stran VDC deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. Spletna stran uporablja nujne piškotke, ki se naložijo takoj, za vse ostale piškotke pa je potrebna privolitev posameznika, ki jo kadarkoli lahko spremeni. Piškotke, ki jih brskalnik shrani, lahko posameznik izbriše.

Spletna stran VDC uporablja naslednje piškotke:

Ime piškotka	Čas trajanja	Funkcija
_ga	2 leti	Uporablja se za razlikovanje med uporabniki.

Varovanje in točnost podatkov

VDC skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Informacijski sistemi VDC so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedeni so ustrezno organizacijsko tehnične varnostni ukrepi, namenjeni varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, se ti posredujejo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno ter da so posredovani podatki točni in verodostojni.

Pravice posameznika v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja, lahko posameznik uveljavlja z zahtevkom, poslanim na elektronski naslov VDC (info@vdcajvi.si). Na zahtevek VDC odgovori brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca. O tem je posameznik obveščen, skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa vam lahko VDC zaračuna razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko VDC zahtevo tudi zavrne. V tem primeru VDC posameznika seznani z razlogi za zavrnitev ter z njegovo pravico do pritožbe pri nadzornem organu. V primeru dvoma o identiteti posameznika, lahko VDC od njega zahetva dodatne informacije, ki jih potrebuje za ugotovitev identitete.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko posameznik uveljavlja pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu Dunajska 22, 1000 Ljubljana (e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

Politika zasebnosti velja od 1.6.2023 dalje.

Odgovorna oseba: Ivana Lavrenčič, direktorica