Uporabnika, ki poda popolno prošnjo za sprejem v VDC Ajdovščina – Vipava in je upravičen do storitve, Komisija za sprejem, premestitev in odpust (Komisija) uvrsti na seznam čakajočih na vključitev.

VDC Ajdovščina – Vipava vodi ločeno seznam za vključitev v storitev Vodenje varstvo in zaposlitev pod posebnimi pogoji (VVZPP Vipava in Ajdovščina) ter seznam za vključitev v storitev Institucionalnega varstva odraslih (IVO – Bivalna enota in stanovanjska skupina v Vipavi).

Ko je v VDC Ajdovščina – Vipava na voljo ustrezno prosto mesto (za posamezno storitev), Komisija predlaga sprejem uporabnika, pri čemer upošteva naslednje kriterije:

• Vrstni red glede na datum prispelih prošenj
• Zdravstveno stanje in vrsta oskrbe, ki jo uporabnik potrebuje
• Bližina stalnega bivališča upravičenca (ter njegovih staršev, zakonitih zastopnikov oz. skrbnikov ali ostalih svojcev)
• Socialni razlogi, ki pomembno vplivajo na nujnost čim prejšnje vključitve v storitev.

Komisija povabi izbranega kandidata k vključitvi. Če uporabnik (oz. njegov zakoniti zastopnik ali skrbnik) izjavi, da še ne želi biti sprejet v storitev, komisija začne s postopkom sprejema naslednjega iz seznama čakajočih za sprejem.

V kolikor se uporabnik (oz. njegov zakoniti zastopnik ali skrbnik) dvakrat zaporedoma ne odzove vabilu za sprejem ali izjavi, da še ne želi biti vključen v storitev, njegova prošnja miruje dokler ne zaprosi, da se postopek za njegov sprejem nadaljuje.
Skladno s Pravilnikom o postopkih pri uveljavljanju pravice do institucionalnega varstva lahko prošnja miruje največ eno leto – po enem letu se prošnja umesti na zadnje mesto na seznamu čakajočih za vključitev (v posamezno storitev).
Upravičenec (oz. njegov zakoniti zastopnik ali skrbnik) lahko s pisno izjavo kadarkoli umakne prošnjo za sprejem v VDC Ajdovščina – Vipava. S tem se postopek vključitve v storitev ustavi.